Até o final do 1º trimestre quase
a totalidade dos condomínios realizam as assembléias gerais ordinárias para
prestação de contas do exercício anterior, eleição de síndico e aprovação da
taxa ordinária do exercício corrente.
Para que o condomínio possa ter
uma assembléia bem sucedida é necessário tomar alguns cuidados. Lembramos que
assembléia de condomínio é coisa séria e deve ser encarada como sendo um evento
de grande importância. Além de cumprir as formalidades estabelecidas na lei de
condomínio e na convenção para a realização de uma Assembléia Geral Ordinária -
AGO é necessário que haja uma preparação minuciosa para os itens da pauta.
Os itens obrigatórios para AGO
estabelecidos convencionalmente, normalmente são: Edital de Convocação, Prestaçãode contas do exercício findo; Eleição de Síndico, Subsíndico, Conselho Fiscal
e/ou Consultivo e suplentes; Definição do Pró-labore para o síndico;
Apresentação do Orçamento anual para o próximo exercício; e Aprovação da Taxa
Condominial Ordinária.
O Edital de Convocação
deve ser elaborado cuidadosamente e os itens obedecem uma ordem cronológica da
assembléia. Deve-se marcar a data da assembléia e divulgá-la para todos os condôminos
respeitando o prazo mínimo de antecedência da data de realização da mesma (veja
convenção de seu condomínio); estabelecer o local e horário de inicio. Particularmente
costumo também definir o horário estimado para o término, assim é possível ter uma
presença maior dos condôminos nas assembléias, sabe-se que pelas estatísticas
que a presença é de 20 a
35% dos condôminos; e por último definir a pauta da AGO, lembrando que a pauta
dever ser enxuta, focando o objetivo da AGO e até mesmo para atender o prazo de
termino da mesma. Não há nada pior que assembléias enfadonhas, sem objetividade
e intermináveis.
O que deve ser apresentado na AGO
– São dois os documentos mais importantes para uma AGO, a prestação de contas
por meio do Parecer do Conselho e a Previsão Orçamentária Anual. A
legislação (Lei 4.591/64) prevê que as contas do condomínio sejam apresentadas
anualmente à assembléia para aprovação e a maioria das convenções seguem a lei,
no entanto, atualmente a maioria dos condomínios já apresenta impresso
juntamente com as taxas condominiais um balancete simplificado ou resumo de
receitas e despesas. A intenção desta iniciativa é muito boa, mas normalmente
estes balancetes ao serem divulgados ainda não foram apreciados pelo conselho
fiscal/consultivo. Assim, para que a prestação de contas tenha seu real valor é
fundamental que o conselho fiscal/consultivo emita um parecer referente às
contas de cada mês ou anual. O outro documento é a Previsão Orçamentária Anual,
é este orçamento que irá estabelecer o valor da taxa ordinária condominial. O
orçamento deve prever todas as contas para a manutenção, conservação e seguro
do condomínio. Este orçamento deve ser elaborado por um especialista da área
(contador, administrador ou economista), assim o valor da taxa ordinária será o
mais próximo possível da realidade e praticamente não será necessário haver
alteração no valor durante o ano.
Como dar início a uma assembléia:
passo a passo:
1º - Disponibilizar uma lista de
presença para coleta de assinaturas dos condôminos presente.
2º – É comum nos condomínios o
síndico fazer a abertura da assembléia, respeitando rigorosamente o horário
divulgado para dar início, as convenções prevê que se tenha duas chamadas, a
primeira com um quórum mínimos de condôminos presentes e a segunda chamada com
15 ou 30 minutos após a primeira com qualquer número de presentes para uma AGO.
3º - É recomendável que tenha um
presidente para conduzir e um secretário para fazer as anotações necessárias
dos acontecimentos e das providências a serem adotadas e posteriormente redigir
a ata da assembléia. Assim, o síndico pode solicitar que alguns dos presentes
se candidatem como presidente e secretário ou indicá-los. Também é recomendável
colocar estes indicados para eleição em votação pelos demais presentes. Eleitos
o presidente e secretário da assembléia, recomenda-se que o presidente siga
rigorosamente os itens do edital de convocação, manter o controle do tempo de
exposição de cada item e seus questionamentos, seguir a lista de inscritos dos
questionamentos, dar a palavra a quem de direito, manter o controle da
assembléia e ter bom senso.
4º - Fazer a leitura na integra
do edital de convocação, em alguns casos fazer a leitura e aprovação da ata
anterior.
5º - Passar a palavra para o
síndico para fazer a exposição de prestação de contas do exercício findo. Como
dito anteriormente o síndico deve se preparar para a assembléia, preparar
planilha referente às contas e relatórios das tarefas executadas em seu
mandato. Atualmente alguns síndicos ou administradoras fazem esta prestação decontar com apresentação de “PowerPoint”,
tornando a assembléia mais clara e interativa. É recomendável que o síndico
apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação da
contas e colocar em votação na assembléia. Fazer a eleição dos cargos da nova
administração conforme edital. Determinar o valor do Pró-labore do
síndico e de outros cargos se for caso. Fazer a apresentação da Previsão
Orçamentária Anual para o próximo mandato e aprovação do valor da Taxa
Ordinária Condominial, que deve ser mantido durante todo o exercício, ou
até que esta suporte as despesas de conservação e manutenção do condomínio.
Caso o valor da taxa ordinária não seja suficiente para as despesas ordinárias
o sindico deve o mais rápido possível convocar nova assembléia e fazer o ajuste
necessário do valor da taxa ordinária para não comprometer o bom funcionamento
dos equipamentos e conservação do condomínio.
6º - Dar por encerrada a assembléia,
alguns condomínios elaboram a ata no mesmo momento, a leitura e aprovação da
ata, outros o secretário prepara a redação da ata posteriormente e a coleta da
assinatura do presidente, juntar a lista de presença, encaminhar ata para
registro em cartório e distribuição da ata registrada, lembrando que existe um
prazo para a divulgação da ata da assembléia, que normalmente é de 8 dias após
a assembléia.
Com a dica desse passo a passo o
condomínio pode ter uma assembléia bem sucedida, rápida, objetiva e com poucos
conflitos. No mais, BOA SORTE!
