quarta-feira, 20 de fevereiro de 2013

Como fazer uma Previsão Orçamentária de Condomínio


 
                Seu condomínio é um daqueles que vive fazendo taxa extra para cobrir as despesas? É muito comum ouvir as pessoas falarem que o síndico do seu condomínio vive fazendo taxa extra para cobrir as despesas. Isto de fato é uma realidade na maioria dos condomínios. A causa mais frequente é devida a falta de uma Previsão Orçamentária Anual. É exatamente sobre esse assunto que vamos abordar nesta matéria, como fazer uma Previsão Orçamentária Anual de Condomínio.

                Na matéria anterior “Como ter uma assembléia de sucesso” falamos que um dos itens a ser discutido e votado na Assembléia Geral Ordinária - AGO é a Previsão Orçamentária Anual e é essa peça que definirá o valor da taxa condominial ordinária.

                O que é uma Previsão Orçamentária Anual e para que serve: é uma peça legal que orienta a execução financeira, prevista na maioria das convenções de condomínio e aparada pela Lei de Condomínio (Lei 4591/64), esta peça é fundamental para estabelecer qual e como será composta as despesas, as receitas e o valor da taxa condominial, ou seja, o rateio das despesas entre os condôminos, e consequentemente a receita do condomínio. Esta previsão orçamentária aprovada em assembléia servirá de parâmetro tanto para sua execução como para a prestação de contas do síndico no ano seguinte, na próxima AGO.

                Como elaborar uma previsão orçamentária?

 
                                           I.      Fazer um levantamento das despesas do condomínio no ano anterior com manutenção e conservação, água, luz, elevador, portão eletrônico, seguro, folha de pagamento de pessoal e fazer uma projeção para o ano seguinte. O levantamento das despesas servirá de base para que não haja esquecimentos de algum item importante na composição das despesas. Caso tenha conhecimento de estatística faça uma projeção para o próximo ano, caso contrário procure um profissional da área, contador, administrador ou economista, assim será possível fazer uma previsão o mais próximo possível da realidade, uma vez que envolvem reajustes por parte das concessionárias, contratos de prestação de serviço a serem negociados, dissídios coletivos de trabalho dos funcionários, inflação do período e inadimplência do condomínio. Deve também ser calculada uma pequena folga para que qualquer possível aumento da inadimplência ou sazonalidade na receita não comprometa o fluxo de caixa do condomínio; e
 
                                           II.     Fazer um levantamento de todas as obras e investimentos que se pretende realizar durante o ano. O levantamento das obras e investimentos devem ser separados para facilitar o entendimento e sua aprovação em assembléia. Separar em obras urgentes, emergentes e de benfeitorias e por prioridade. Os investimentos devem ser separados por ordem de prioridade e essa prioridade aprovada na assembléia. Para esta previsão é conveniente conseguir três orçamentos para cada tipo de obra ou investimento, podendo assim fazer uma comparação entre preço e qualidade. Aqui não se trata de escolher o menor preço e sim que tem melhor custo benefício.
 
                No caso de condomínio em implantação recomendamos que busquem orientação de um profissional da área e que tenha experiência em administração de condomínios como uma administradora de condomínios. Pois, neste caso não existe histórico de despesas do condomínio.

                Orientamos que os orçamentos sejam feitos por tipo de despesa e o rateio das taxas da mesma forma, pois, podem ter prazo de cobrança diferenciados, como permanente e por tempo determinado: Ordinária – compreendendo despesas com manutenção e conservação; Extraordinária – compreendendo despesas temporárias e para fins específicos.

                Lembramos que a previsão orçamentária servirá como um parâmetro que deve ser seguido e não como uma peça exata que pode acabar engessando o orçamento e a administração. É sabido que existem imprevistos e é possível que algumas despesas não tenham sido previstas no orçamento, o que é muito comum. Nestes casos o condomínio poderá fazer um remanejamento de verba, dependendo do tipo de situação, como os casos de obras emergenciais de baixo custo ou pequenos reparos, assim é conveniente fazer uma observação no balancete deixando o conselho fiscal informado de tal situação e manter o registro para a prestação de contas se o valor não for reposto e se julgar relevante a informação; lançar mão do fundo de reservas, se assim o suportar, para estes casos apenas com autorização do conselho fiscal; ou então convocar uma assembléia com fins específicos com a maior brevidade possível, no intuito de ajustar a taxa para não comprometer o orçamento  e seguir a legalidade para não comprometer a assembleia, tornando-a passível de nulidade. Para casos não previstos e inadiáveis ou improrrogáveis é recomendável criar taxa específica com aprovação da assembléia. Lembramos mais uma vez que os recursos do Fundo de Reservas só poderão ser utilizados com autorização do conselho.

                O não cumprimento do orçamento previsto poderá trazer grandes consequências para o síndico, como ter suas contas reprovadas, ter de prestar contas em juízo, o condomínio ter de arcar com a contratação de auditoria externa e o síndico poderá responder civil e criminalmente, inclusive com seu patrimônio.

                Alertamos aos síndicos que cumpram as determinações estabelecidas em assembléias e procurem a ajuda de profissionais experientes.

Dicas Importantes

  • Prever sazonalidade dos gastos é importante. Como por exemplo, o consumo de água, costuma ser mais alto nos meses de verão, o que pode ser previsto no cálculo do valor do condomínio para esse período. Este caso se aplica nos condomínios onde não existe hidrômetro individualizado e nos condomínios de temporada.
  • O padrão do prédio também influi diretamente nas despesas, isto é, em edifícios de alto padrão as despesas costumam ser maior em virtude dos equipamentos e produtos utilizados.
  • É importante analisar os gastos e consumo ao longo de todos os meses nos anos anteriores para fazer uma previsão do valor do condomínio.
  • É aconselhável fazer uma média aritmética para que o valor do condomínio seja igual ao longo de todo o ano, mas também devem ser consideradas as sazonalidades de despesas importantes, como férias dos funcionários, pagamento de 13º salários, entre outras.
  • É importante fazer uma escala de prioridades para as despesas extraordinárias.
  • É importante promover ações de combate à inadimplência.
  • Reajustar o valor da taxa na maior brevidade possível, evitando assim a evasão dos recursos de reserva.




Se lhe for útil, o Conselho de Síndico disponibiliza uma Planilha dePrevisão Orçamentária

quarta-feira, 6 de fevereiro de 2013

Convocação Assembléia com Procuração

 

CONDOMÍNIO _________________________

 

 

EDITAL DE CONVOCAÇÃO

 

 

       O Síndico do Condomínio _____________________, no uso de suas atribuições e              na forma convencionalmente prevista, convoca os senhores condôminos para Assembléia Geral Ordinária/Extraordinária, a realizar-se no dia ___ de _______ de 20___, dia da semana, local: _____________________________, às __:__ horas em primeira convocação, com o mínimo de  2/3(dois terços) dos votos totais do condomínio e às __:__ horas, em segunda e última convocação, com qualquer número de presentes para deliberar sobre os seguintes assuntos:

 

1-      Prestação de Contas;

2-      Eleição da Administração, para o período ______:

§         Síndico

§         Subsíndico

§         Conselho Fiscal / Consultivo (3 membros e 3 suplentes)

3-      Aprovação do orçamento anual;

4-      Definição da taxa ordinária condominial; e

5-      Assuntos Gerais.

 

Contamos com a presença de todos e os que não puderem comparecer poderão ser representados por procuradores devidamente credenciados na forma da lei. AS DECISÕES TOMADAS NA ASSEMBLÉIA POR MAIORIA OBRIGARÃO A TODOS OS CONDÔMINOS, INDEPENDENTEMENTE DE TEREM PARTICIPADO DA MESMA.

Só terá direito a votar ou ser votado o condômino quite com suas obrigações condominiais, em conformidade com a Convenção, Art. _____ §__º e com o Regimento Interno, Art. ____ §___º.

 

Local e data.

 

                                        _______________________________

Administração do Condomínio

 

 

PROCURAÇÃO DE REPRESENTAÇÃO EM ASSEMBLÉIA

 

          Nesta data, nomeio e constituo meu bastante procurador (a) o Sr.(a) _______________________________, CPF: ______________, para representar-me junto ao condomínio ________________, em sua Assembléia Geral Ordinária do dia ____/____/20___, podendo votar e decidir em meu nome, todas e quaisquer resoluções na aludida Assembléia.

 

OUTORGANTE: ________________________UNIDADE_____________.

 

OUTORGADO: _______________________________________________.

 

 

Brasília, ____ de___________ de 20___.

sexta-feira, 1 de fevereiro de 2013

Como fazer uma Prestação de Contas de condomínio.


Como fazer uma Prestação de Contas de condomínio.

Na matéria anterior, Começa a temporada de assembléias ordinárias nos condomínios. Como ter uma assembléia de sucesso!, comentamos como realizar uma Assembléia Geral Ordinária – AGO, pois é neste momento em que acontecem algumas decisões importante referente a gestão do seu condomínio da administração anterior e vindoura. Nesta assembléia, que acontece uma vez por ano, conforme a Lei 4591/64 e a Convenção do Condomínio, é que se realiza a prestação de contas da gestão anterior, a eleição da nova administração, a aprovação do orçamento para o próximo ano e definição da taxa ordinária do condomínio.

No 5º item falamos que ao passar a palavra para o síndico para fazer a exposição de prestação de contas do exercício findo. O síndico deve se preparar para a assembléia, preparar planilhas e gráficos referentes às contas e relatórios das tarefas executadas em seu mandato. É exatamente sobre este assunto que pretende-se comentar de forma minuciosa e detalhada em como fazer uma prestação de contas do seu condomínio.  

Uma prestação de contas de um condomínio para ser bem feita começa desde o dia da eleição ou do primeiro dia do mandato do síndico. Todo candidato a síndico para ser eleito deve apresentar um plano de trabalho na assembléia, desta forma os condôminos poderão eleger o candidato que apresentar a melhor proposta. Nesta assembléia também é aprovado o orçamento para o próximo mandato e a taxa ordinária condominial. É conveniente que os candidatos ao mandato de síndico tenham um conhecimento prévio das contas atuais do condomínio para que possa apresentar seu plano de trabalho como proposta de gestão. Desta forma, após ser eleito o síndico, este apresentará sua proposta orçamentária que deve ser votada e aprovada, bem como a valor da taxa ordinária condominial compatível com a previsão orçamentária (Como elaborar uma boa previsão orçamentária será tema da próxima matéria).

O Plano de Trabalho e a Previsão Orçamentária são exatamente estes os instrumentos que norteiam a gestão para o mandato de sua sindicância. Por este motivo é que falamos que a prestação de contas começa no inicio do novo mandato. Em um segundo momento, o síndico ao receber o primeiro balancete de sua gestão é importante reunir com a empresa de administração ou assessoria condominial para conhecer a estrutura, forma e disposição das contas contábeis que compõe o balancete, e fazer as anotações e observações necessárias. É recomendável que a apreciação do primeiro balancete seja feito pela administradora ou assessoria condominial, juntamente com o síndico e o conselho fiscal/consultivo, no intuito de dirimir qualquer dúvida ou falta de entendimento desde o primeiro momento.

Atualmente alguns condomínios já apresentam impresso juntamente com a taxa condominial um balancete simplificado ou uma relação de receita e despesa referente ao mês anterior ou de dois meses atrás. Este procedimento é uma forma de informar os condôminos como está sendo gasto os recursos do condomínio. Todos os balancetes dever ser analisados pelo conselho fiscal/consultivo, que deve emitir seu Parecer referente ao mês analisado. É recomendável que o conselho ao receber o balancete se reúna para que seja feita a analise e o parecer em conjunto, evitando que um conselheiro fique um mês ou mais com um balancete para depois passar para o outro membro, onde as vezes somente o primeiro, normalmente o mais criterioso  faça as observações e os demais simplesmente assinam sem fazer qualquer questionamento. O Conselho Fiscal deve exercer sua função, atribuição e responsabilidade para as quais foram eleitos. Quando estiver faltando um mês para o final do mandato o Síndico deve reunir toda a documentação de sua gestão e preparar um relatório de prestação de contas. Esta prestação de contas não é apenas financeira, mas sim uma prestação de contas completa, como os seguintes documentos:

a)      Relatório de execução comparativo do o Plano de Trabalho – apresentar o Plano de Trabalho proposto na época da candidatura e a execução do plano, caso seja necessário justifique os ajustes do plano e possível falta de execução;

b)     Prestação de Contas Financeira – deve ser preparado um balancete financeiro anual, destacando as principais despesas, fazer um comparativo entre os saldos iniciais e finais das contas Ordinária, Fundo de Reservas e Extraordinária se houver, apresentar os saldos da conta corrente e caixa, apresentar alguns gráficos para facilitar a apresentação e fazer um comparativo com a previsão orçamentária aprovada na AGO;

c)      Relatório de inadimplência – nunca divulgue a relação de inadimplência seja ela por nome ou unidade do condômino, é conveniente que esta apresentação seja feito em forma de gráfico, apresentar se houve acréscimo ou redução e que medidas foram adotadas para reduzir a inadimplência, tais como: medidas administrativas e judiciais;

d)     Relatório de necessidades – este relatório deve conter as principais necessidades a serem adotadas pela próxima gestão, priorizando pela urgência e gravidade das medidas a serem adotadas, no intuito de dar continuidade ao bem estar da comunidade, e por último;

e)      Parecer Anual do Conselho Fiscal – É recomendável que o síndico apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação das contas e colocar em votação na assembléia. Este parecer deve indicar pela aprovação, aprovação com resalvas ou rejeição das contas.

De posse de toda essa documentação o síndico estará preparado para realizar a Prestação de Contas para a assembléia. Atualmente alguns síndicos ou administradoras fazem esta prestação de contar com apresentação de “PowerPoint”, tornando a assembléia mais clara e objetiva. É importante que o síndico se prepare para este evento, pois é assembléia que validará a sua gestão. Outra coisa importante é que esta apresentação deverá ser clara, para que não haja dúvidas e ter um tempo para exposição, no intuito de não alongar demasiadamente a assembléia.

Seguindo estas orientações acredita-se que irá fazer uma boa apresentação. Se seu condomínio não tem uma forma organizada de realizar a prestação de contas, proponha a seu síndico que adote estes procedimentos.

Não deixe de ver nossa próxima matéria, onde vamos abordar “Como elaborar uma Previsão Orçamentária Anual”. Também estamos preparando alguns arquivos como modelo para download.