Até o final do 1º trimestre quase
a totalidade dos condomínios realizam as assembléias gerais ordinárias para
prestação de contas do exercício anterior, eleição de síndico e aprovação da
taxa ordinária do exercício corrente.
Para que o condomínio possa ter
uma assembléia bem sucedida é necessário tomar alguns cuidados. Lembramos que
assembléia de condomínio é coisa séria e deve ser encarada como sendo um evento
de grande importância. Além de cumprir as formalidades estabelecidas na lei de
condomínio e na convenção para a realização de uma Assembléia Geral Ordinária -
AGO é necessário que haja uma preparação minuciosa para os itens da pauta.
Os itens obrigatórios para AGO
estabelecidos convencionalmente, normalmente são: Edital de Convocação, Prestaçãode contas do exercício findo; Eleição de Síndico, Subsíndico, Conselho Fiscal
e/ou Consultivo e suplentes; Definição do Pró-labore para o síndico;
Apresentação do Orçamento anual para o próximo exercício; e Aprovação da Taxa
Condominial Ordinária.
O Edital de Convocação
deve ser elaborado cuidadosamente e os itens obedecem uma ordem cronológica da
assembléia. Deve-se marcar a data da assembléia e divulgá-la para todos os condôminos
respeitando o prazo mínimo de antecedência da data de realização da mesma (veja
convenção de seu condomínio); estabelecer o local e horário de inicio. Particularmente
costumo também definir o horário estimado para o término, assim é possível ter uma
presença maior dos condôminos nas assembléias, sabe-se que pelas estatísticas
que a presença é de 20 a
35% dos condôminos; e por último definir a pauta da AGO, lembrando que a pauta
dever ser enxuta, focando o objetivo da AGO e até mesmo para atender o prazo de
termino da mesma. Não há nada pior que assembléias enfadonhas, sem objetividade
e intermináveis.
O que deve ser apresentado na AGO
– São dois os documentos mais importantes para uma AGO, a prestação de contas
por meio do Parecer do Conselho e a Previsão Orçamentária Anual. A
legislação (Lei 4.591/64) prevê que as contas do condomínio sejam apresentadas
anualmente à assembléia para aprovação e a maioria das convenções seguem a lei,
no entanto, atualmente a maioria dos condomínios já apresenta impresso
juntamente com as taxas condominiais um balancete simplificado ou resumo de
receitas e despesas. A intenção desta iniciativa é muito boa, mas normalmente
estes balancetes ao serem divulgados ainda não foram apreciados pelo conselho
fiscal/consultivo. Assim, para que a prestação de contas tenha seu real valor é
fundamental que o conselho fiscal/consultivo emita um parecer referente às
contas de cada mês ou anual. O outro documento é a Previsão Orçamentária Anual,
é este orçamento que irá estabelecer o valor da taxa ordinária condominial. O
orçamento deve prever todas as contas para a manutenção, conservação e seguro
do condomínio. Este orçamento deve ser elaborado por um especialista da área
(contador, administrador ou economista), assim o valor da taxa ordinária será o
mais próximo possível da realidade e praticamente não será necessário haver
alteração no valor durante o ano.
Como dar início a uma assembléia:
passo a passo:
1º - Disponibilizar uma lista de
presença para coleta de assinaturas dos condôminos presente.
2º – É comum nos condomínios o
síndico fazer a abertura da assembléia, respeitando rigorosamente o horário
divulgado para dar início, as convenções prevê que se tenha duas chamadas, a
primeira com um quórum mínimos de condôminos presentes e a segunda chamada com
15 ou 30 minutos após a primeira com qualquer número de presentes para uma AGO.
3º - É recomendável que tenha um
presidente para conduzir e um secretário para fazer as anotações necessárias
dos acontecimentos e das providências a serem adotadas e posteriormente redigir
a ata da assembléia. Assim, o síndico pode solicitar que alguns dos presentes
se candidatem como presidente e secretário ou indicá-los. Também é recomendável
colocar estes indicados para eleição em votação pelos demais presentes. Eleitos
o presidente e secretário da assembléia, recomenda-se que o presidente siga
rigorosamente os itens do edital de convocação, manter o controle do tempo de
exposição de cada item e seus questionamentos, seguir a lista de inscritos dos
questionamentos, dar a palavra a quem de direito, manter o controle da
assembléia e ter bom senso.
4º - Fazer a leitura na integra
do edital de convocação, em alguns casos fazer a leitura e aprovação da ata
anterior.
5º - Passar a palavra para o
síndico para fazer a exposição de prestação de contas do exercício findo. Como
dito anteriormente o síndico deve se preparar para a assembléia, preparar
planilha referente às contas e relatórios das tarefas executadas em seu
mandato. Atualmente alguns síndicos ou administradoras fazem esta prestação decontar com apresentação de “PowerPoint”,
tornando a assembléia mais clara e interativa. É recomendável que o síndico
apresente o Parecer do Conselho Fiscal/Consultivo para a apreciação da
contas e colocar em votação na assembléia. Fazer a eleição dos cargos da nova
administração conforme edital. Determinar o valor do Pró-labore do
síndico e de outros cargos se for caso. Fazer a apresentação da Previsão
Orçamentária Anual para o próximo mandato e aprovação do valor da Taxa
Ordinária Condominial, que deve ser mantido durante todo o exercício, ou
até que esta suporte as despesas de conservação e manutenção do condomínio.
Caso o valor da taxa ordinária não seja suficiente para as despesas ordinárias
o sindico deve o mais rápido possível convocar nova assembléia e fazer o ajuste
necessário do valor da taxa ordinária para não comprometer o bom funcionamento
dos equipamentos e conservação do condomínio.
6º - Dar por encerrada a assembléia,
alguns condomínios elaboram a ata no mesmo momento, a leitura e aprovação da
ata, outros o secretário prepara a redação da ata posteriormente e a coleta da
assinatura do presidente, juntar a lista de presença, encaminhar ata para
registro em cartório e distribuição da ata registrada, lembrando que existe um
prazo para a divulgação da ata da assembléia, que normalmente é de 8 dias após
a assembléia.
Com a dica desse passo a passo o
condomínio pode ter uma assembléia bem sucedida, rápida, objetiva e com poucos
conflitos. No mais, BOA SORTE!
A grande maioria dos condôminos não tem ideia do que significa viver em comunidade(condominio), não se interessam pela politica administrativa de seus condominios. Agradeço pela gentileza em nos dar estas dicas, pois as informaçoes aqui postadas são de muita utilidade.
ResponderExcluirVocê tem toda razão, pois a gestão da maioria dos condomínios são executadas na maioria por condôminos bem intencionados, mas amadores e com pouco conhecimento tanto da legislação como da área administrativa. Isso muitas das vezes acabam gerando prejízos financeiros e algumas ações judiciais, principalmente de ordem trabalhista. Obriago pelo comentário, eles permitem que possamos fazer alguns comentários mais específicos.
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