Como
fazer uma Prestação de Contas de condomínio.
Na matéria anterior, Começa a temporada
de assembléias ordinárias nos condomínios. Como ter uma assembléia de sucesso!,
comentamos como realizar uma Assembléia Geral Ordinária – AGO, pois é neste
momento em que acontecem algumas decisões importante referente a gestão do seu
condomínio da administração anterior e vindoura. Nesta assembléia, que acontece
uma vez por ano, conforme a Lei 4591/64 e a Convenção do Condomínio, é que se
realiza a prestação de contas da gestão anterior, a eleição da nova
administração, a aprovação do orçamento para o próximo ano e definição da taxa
ordinária do condomínio.
No 5º item falamos que ao passar
a palavra para o síndico para fazer a exposição de prestação de contas do
exercício findo. O síndico deve se preparar para a assembléia, preparar
planilhas e gráficos referentes às contas e relatórios das tarefas executadas
em seu mandato. É exatamente sobre este assunto que pretende-se comentar de
forma minuciosa e detalhada em como fazer uma prestação de contas do seu
condomínio.
Uma prestação de contas de um condomínio para ser
bem feita começa desde o dia da eleição ou do primeiro dia do mandato do
síndico. Todo candidato a síndico para ser eleito deve apresentar um plano de
trabalho na assembléia, desta forma os condôminos poderão eleger o candidato
que apresentar a melhor proposta. Nesta assembléia também é aprovado o
orçamento para o próximo mandato e a taxa ordinária condominial. É conveniente
que os candidatos ao mandato de síndico tenham um conhecimento prévio das
contas atuais do condomínio para que possa apresentar seu plano de trabalho
como proposta de gestão. Desta forma, após ser eleito o síndico, este
apresentará sua proposta orçamentária que deve ser votada e aprovada, bem como
a valor da taxa ordinária condominial compatível com a previsão orçamentária
(Como elaborar uma boa previsão orçamentária será tema da próxima matéria).
O Plano de Trabalho e a Previsão Orçamentária são
exatamente estes os instrumentos que norteiam a gestão para o mandato de sua
sindicância. Por este motivo é que falamos que a prestação de contas começa no
inicio do novo mandato. Em um segundo momento, o síndico ao receber o primeiro
balancete de sua gestão é importante reunir com a empresa de administração ou
assessoria condominial para conhecer a estrutura, forma e disposição das contas
contábeis que compõe o balancete, e fazer as anotações e observações
necessárias. É recomendável que a apreciação do primeiro balancete seja feito
pela administradora ou assessoria condominial, juntamente com o síndico e o
conselho fiscal/consultivo, no intuito de dirimir qualquer dúvida ou falta de
entendimento desde o primeiro momento.
Atualmente alguns condomínios já apresentam impresso
juntamente com a taxa condominial um balancete simplificado ou uma relação de
receita e despesa referente ao mês anterior ou de dois meses atrás. Este
procedimento é uma forma de informar os condôminos como está sendo gasto os
recursos do condomínio. Todos os balancetes dever ser analisados pelo conselho
fiscal/consultivo, que deve emitir seu Parecer referente ao mês analisado. É
recomendável que o conselho ao receber o balancete se reúna para que seja feita
a analise e o parecer em conjunto, evitando que um conselheiro fique um mês ou
mais com um balancete para depois passar para o outro membro, onde as vezes
somente o primeiro, normalmente o mais criterioso faça as observações e os demais simplesmente
assinam sem fazer qualquer questionamento. O Conselho Fiscal deve exercer sua função,
atribuição e responsabilidade para as quais foram eleitos. Quando estiver
faltando um mês para o final do mandato o Síndico deve reunir toda a documentação
de sua gestão e preparar um relatório de prestação de contas. Esta prestação de
contas não é apenas financeira, mas sim uma prestação de contas completa, como
os seguintes documentos:
As informações estão nos sendo dadas de forma prática, de grande valia.
ResponderExcluirComo 'Conselheira', o que devo cobrar do Síndico mês a mês e o que devo prestar mais atenção?
Mônica obrigado por mais uma pergunta. Este assunto será abordado em uma matéria específica, que refere as "Quais as atribuições do Conselho Fiscal/Consultivo". Mas para responder sua pergunta, vamos responder brevemente. O Conselho dever cobrar do Síndico o cumprimento das decisões estabelecidas pelas assembléias, o cumprimento da previsão orçamentária aprovada, os balancetes mensais. O Conselho deve observar com está sendo utilizados os recursos do condomínio (ordinário, extraordinário e fundo de reservas)e se estão sendo utilizados de forma correta. Solicite que os recursos sejam controlados separadamente pela contabilidade. É bom lembrar também que os recursos do Fundo de Reservas só poderá ser utilizado com anuência do conselho. Espero ter respondido sua pergunta mesmo que de forma sucinta.
ExcluirAgradeço, respondeu sim, mas me gerou outra pergunta: ''o síndico deve mostrar a movimentação bancária?''
ExcluirMônica, o balancete mensal que é apresentado pelo síndico ao conselho fiscal/consultivo, deve conter alguns documentos que comprovam a movimentação financeira, quais são: Demonstrativo de receita e despesa ou balancete siplificado, relação de débito e crédito do mês, extrato bancário e movimentação de caixa, se houver, relação de crédito descriminada contendo os pagamentos de todas as taxas condominiais, juros por atraso, multas, acordos de pagamentos, alugueis de salão de festa, redimentos financeiros, se houver aplicação, outras receitas, documentos que comprovam as despesas do mês, tais como como despesas com energia, água, funcionários, elevador, etc. Estes balancetes também devem ficar a disposição para consulta de qualquer condômino, após a análise do conselho. A consulta a estes balancetes pelos condôminos deve ser disponibilizada por meio de solicitação por escrito e com a presença de alguma pessoa da administração do condomínio, não é conveniente deixar que o condômino leve para sua residência para fazer tal consulta, pois o balancete é uma documento do condomínio.
ExcluirDúvida: a Convenção obriga a 'firma reconhecida' nas procurações, mas a lei não. O que prevalece?
ResponderExcluirMônica este tipo de pergunta é muito comum e que gera muitas dúvidas. A Lei 4591/64 estabelece que o condômino poder ser representado por um procurador, não estabelecendo portanto se esta deve ser pública ou com reconhecimento de firma, ou seja acessórios legais, deixando esta questão por conta da convenção de cada condomínio. Neste caso se a Convenção do seu condomínio estabelecer que a procuração seja pública ou com reconhecimento de firma do condômino emitente, prevalecerá da disposição da convenção.
ExcluirMuito obrigada pelo esclarecimento.
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